ניהול פרויקטים – האם ניתן להגיע למצב של Win-Win?
"חברת אגינקס מאמינה בגישת ה- Win-Win ביחסי ספק-לקוח וסבורה שניתן ליישם אותה, בכל מקום"

שלום לקוראינו,

כיום, מצב של Win-Win בפרויקטים בעולם ה- ICT הישראלי הוא תיאורטי.

מניסיוני, מצב של Win-Win הוא המפתח האמיתי לניבוי הצלחת פרויקט. אבל, אנחנו עדיין לא שם. אנו שומעים יותר מדי על מאבקים מתוקשרים גם בבתי משפט בין חברות לביצוע פרויקטים בתחומי ה- ICT לבין הלקוחות שלהן. המאבק המתוקשר ביותר מתנהל דווקא במשרד המשפטים.

נדמה, שבמציאות שלנו, מה שמעניין את הלקוח הוא ההרגשה, שהוא הצליח לייצר חיסכון וקיבל הנחות מהספק הפרוייקטור שלו.

איך הגענו למצב הזה?

מצב הספקים המתמודדים במכרזים לפרויקטים בעולם ה- ICT נראה די מטורף. קיימת עננה כבדה, שמרחפת מעל המכרז, שמבטאת את המצב בו תמיד יימצא המטורף, שיראה בפרויקט שמונח על השולחן "פרויקט אסטרטגי" עבורו, והוא יהיה מוכן לרדת לכל מחיר, עד ממש לרצפה, לרמה של מחירי הפסד בטוחים עבורו.

מצב זה אולי נראה טוב מייד לאחר הזכייה. אולם, הזוכה נכנס מייד לשלב חשיבה, מה עושים עם הזכייה הזו. זה די ברור, שההחזר על המחיר הנמוך וההפסדים יגיע מהלקוח. הוא ישלם בסופו של דבר לזוכה את כל ההפרשים. לכן, הזוכה חושב איך עושים זאת, וכך מתחיל שלב התחמנות.

מה המסר העיקרי?

הלקוח, שבונה תקציב של פרויקט, צריך לנתח נכון את סדרי הגודל של ההוצאה בפרויקט, עם שקלול כל המשתנים והנעלמים במשוואות החישוב. כאשר מציע ניגש למכרז עם מחירים לא סבירים, על הלקוח לפסול אותו על הסף.

על הלקוח לבנות RFP (בעצמו או בעזרת מומחים ויועצים), כמה שיותר מובנה וסגור. עליו לפעול להקטין את הסיכון לעצמו ולספקים. הסיכון של הספקים שווה בסופו של דבר כסף, ואי טיפול בו מוביל לעיוות של היחסים וליצירת אין ספור של בעיות במהלך חיי הפרויקט.

שלא תהיה שום אי בהירות במסר: הספק יחזיר לעצמו את כל הוצאותיו, על חשבון הלקוח, ועוד יוסיף על זה תוספות להשלמה ויצירת רווח לעצמו, אותן יביא מן היקב ומן הגורן.

הבסיס ליחסי ספק לקוח

זו הנקודה המרכזית בשינוי שמתבקש בשוק. היחסים של הלקוח עם הספקים שלו צריכים להיות יחסי אמון. כל צד אמור וצריך לכבד את הצד השני.

אם ננתח את נקודת מבטו של מנהל הפרויקט, ברוב המקרים מטשטשים אצלו הגבולות בין צד הלקוח וצד הספק. למרות שהוא מגיע מאחד מהצדדים לעסקה, מהר מאוד הוא מבין, שעליו לחבוש בו זמנית את הכובעים של שני הצדדים לעסקה. בלי זה, הפרויקט לא יגיע לכלל גמר מוצלח.

שני הצדדים יכולים להרוס פרויקט או לבנות פרויקט. זה תלוי רק בהם.

חשוב להתעקש על המתווה הראשוני של הפרויקט. לשמור על מסגרת התקציב. יש לתכנן תהליכי אישורים מסודרים לכל שינוי. שימוש במתודולוגיות לטיפול בחריגות הוא בבחינת Must. אסור להסתפק באישורים בע"פ על שינויים, בשיטת ה"סמוך" ו"יהיה בסדר".

אנו מאמינים באמרתו אלברט איינשטיין: "בתוך הקושי טמונה הזדמנות".

מה עושים שבכל זאת "זה לא בסדר"?

אחת הבעיות הקשות אצל ספקים ומנהלי פרויקטים, שהם מפחדים לעצור פרויקט באמצע. זאת, מחשש מהאשמה בנזקים, מדברי המתחרים והלקוחות האחרים, ומההשלכות של הפסקת פרויקט על השם והאמינות של הספק.

אני סבור, שיש לנקוט בגישה האומרת – Cut the Losses. אם הפרויקט מתחיל להתברבר, זו לא בושה לעצור אותו. זה יותר מכובד, לעניות דעתי, ונדמה לי שרוב הלקוחות יבינו, שאם ספק מתחיל לדמם זה לא מוליך לדבר טוב. אם עושים טעות, מוטב לתקן אותה ע"י חיתוך ולא להמשיך ולעשות טעויות עוד יותר גדולות. אבן מתגלגלת במורד ההר עושה יותר נזק בהגיעה לתחתית ההר, לאחר שסחפה אחריה וסביבה אבנים רבות.

לסיכום

הכול מתחיל ונגמר מדקדקנות בשלב של אפיון התהליכים אצל הלקוח. קביעת מסגרות מחייבות, תקציבים, לוחות זמנים, מטרות ואבני דרך, תהליכים ואישורים.

לנו באגינקס יש את הניסיון בפרויקטים רבים בארץ ובחו"ל. ראינו ולמדנו רבות מניסיוננו ומניסיון החברות איתן אנו עובדים. יש לנו את היכולת האינטגרטיבית כדי לספק ללקוחות שלנו, הארגונים, את כל הכלים והמתודות כדי לפתוח את הדרך להצלחה בפרויקטים. אנו מאמינים בגישת ה- Win-Win וסבורים שניתן ליישם אותה, בכל מקום. נהיה פתוחים להקשיב לצרכים שלכם ולצעוד, יש ביד, כדי להוביל פרויקטים שבהם הספקים "מספקים את הסחורה".

בברכה,

יורם אקרמן / מנכ"ל

אגינקס תקשורת ומחשוב